Jika anda bekerja sendiri di Sepanyol, anda mungkin pernah mendengar tentang kewajipan untuk dikeluarkan pada masa hadapan invois elektronikWalaupun perubahan kawal selia ini telah dibuat selama bertahun-tahun, ia semakin hampir menjadi kenyataan bagi semua profesional yang membuat invois kepada syarikat atau pekerja bebas lain. Ini membayangkan perubahan ketara dalam kedua-dua cara kami bekerja dan cara kami menguruskan perakaunan kami.
Invois elektronik bukan sekadar fail digital. Untuk menjadi sah di sisi undang-undang, ia mesti memenuhi beberapa siri keperluan. keperluan teknikal, peraturan dan fungsi yang membuat perbezaan berbanding dengan invois PDF ringkas yang dijana dalam Word atau Excel. Dalam artikel ini, kami akan menghuraikan secara terperinci tentang kewajipan baharu ini, cara ia memberi kesan kepada pekerja yang bekerja sendiri dan perkara yang perlu anda lakukan untuk menyesuaikan diri secepat mungkin dan mengelakkan kemungkinan penalti.
Apakah yang dimaksudkan dengan invois elektronik dan mengapa ia wajib?
yang invois elektronik Ia adalah dokumen digital yang menggantikan invois kertas konvensional. Walau bagaimanapun, untuk mempunyai kesahihan undang-undang yang sama, ia mesti mematuhi keperluan formal seperti memasukkan format berstruktur (XML, UBL atau Facturae), ditandatangani secara elektronik dan dihantar melalui saluran yang sah.
Sebab perubahan ini didorong oleh Cipta dan Kembangkan Undang-undang (Undang-undang 18/2022), yang bertujuan untuk memodenkan sistem pengebilan di Sepanyol. Undang-undang ini menetapkan bahawa semua transaksi komersial antara syarikat dan profesional mesti dijalankan melalui bil elektronikIaitu, dalam amalan, mana-mana orang yang bekerja sendiri yang bekerja untuk syarikat atau profesional lain perlu menyesuaikan diri.
Perubahan ini bukan sahaja mewakili kemajuan pentadbiran, tetapi juga mencari mengurangkan kenakalan, meningkatkan ketelusan fiskal dan mendigitalkan ekonomiWalaupun pada mulanya ia kelihatan seperti beban tambahan untuk mereka yang bekerja sendiri, ia sebenarnya boleh menawarkan faedah yang ketara.
Bilakah invois elektronik diwajibkan untuk pekerja yang bekerja sendiri?
Kewajipan untuk mengeluarkan invois elektronik tidak akan sampai kepada semua pekerja yang bekerja sendiri pada masa yang sama. Undang-undang memperuntukkan jadual progresif yang bergantung kepada perolehan tahunan dan pembangunan peraturan teknikal yang berkaitan.
- Bagi pekerja yang bekerja sendiri dan syarikat dengan a perolehan tahunan melebihi 8 juta euro, obligasi akan diaktifkan satu tahun selepas penerbitan peraturan teknikal. Dianggarkan ini akan masuk 2025, jadi kewajipan itu akan datang 2026.
- Bagi baki yang bekerja sendiri (dengan perolehan yang lebih rendah), tarikh akhir dilanjutkan kepada dua tahun selepas kelulusan peraturan, yang membawa kita ke 2027 sebagai tarikh akhir.
Walaupun ramai profesional boleh mula mengeluarkan invois elektronik secara sukarela sekarang, menyesuaikan diri dengan perubahan terlebih dahulu, adalah dinasihatkan untuk memberi perhatian kepada tarikh akhir rasmi.
Siapa yang wajib dan siapa yang ditinggalkan?
Kewajipan untuk mengeluarkan invois elektronik hanya terpakai kepada perhubungan perniagaan B2B (antara perniagaan atau profesional). Oleh itu, jika anda menginvois individu (B2C), anda masih boleh mengeluarkan kertas atau invois PDF tidak berstruktur.
Terdapat juga pengecualian untuk operasi tertentu, seperti:
- Jualan runcit dengan penghantaran terus kepada pengguna, tempat tiket digunakan.
- Perkhidmatan tanpa kewajipan untuk invois.
- Operasi di luar Sepanyol, jika mereka tidak tertakluk kepada undang-undang Sepanyol.
Kelebihan menggunakan invois elektronik
Di luar kewajipan undang-undang, penginvoisan elektronik membawa faedah yang sangat relevan untuk pengurusan harian mereka yang bekerja sendiri:
- Penjimatan kos: anda mengelak daripada mencetak, sampul surat, mel pos, penyimpanan fizikal…
- Organisasi yang lebih baik: Semua invois dipusatkan dalam awan, boleh diakses dari mana-mana peranti.
- pengurangan ralat: Perisian mengautomasikan pengiraan cukai dan menghalang kesilapan manusia.
- Keselamatan yang lebih besar: Penggunaan tandatangan digital menjamin ketulenan dokumen.
- Ketangkasan pentadbiran: sesuai untuk memfailkan cukai atau menyimpan akaun secara digital.
Apakah format invois elektronik yang dibenarkan?
Tidak setiap fail digital dianggap sebagai invois elektronik yang sah. Untuk mematuhi peraturan, invois mestilah dalam a format berstruktur dan diperakuiFormat utama yang diterima ialah:
- invois: standard Sepanyol wajib untuk mengebil badan awam.
- UBL: format antarabangsa yang memudahkan saling kendali.
- XML CII: format yang dipromosikan oleh PBB untuk pengebilan global.
- EDIFAK: Piawaian ISO yang digunakan dalam pertukaran data elektronik komersial.
Di samping itu, ini mesti disertakan dengan a tandatangan elektronik termaju atau gunakan teknologi EDI untuk memastikan integriti dan ketulenan.
Kewajipan tambahan sistem baharu
Sistem pengebilan baharu tidak terhad kepada penghantaran invois elektronik. Ia termasuk kewajipan baharu seperti:
- Rekod status invois: kedua-dua penghantar dan penerima mesti melaporkan sama ada mereka diterima, ditolak, dibayar atau dipindahkan.
- Pemeliharaan digital: Invois elektronik mesti disimpan untuk 4 tahun dalam format yang boleh diakses untuk pemeriksaan.
- Kebolehgacaraan: Sistem mesti serasi merentas vendor dan membenarkan pertukaran tanpa geseran.
- Komunikasi dengan Perbendaharaan: Jika anda tidak menggunakan penyelesaian awam AEAT, anda perlu menghantar salinan invois anda melalui platformnya.
Apakah perisian yang saya perlukan untuk mengeluarkan invois elektronik?
Untuk menyesuaikan diri dengan peraturan baharu, anda perlu mempunyai a program invois elektronik yang memenuhi keperluan teknikal yang ditetapkan oleh Perbendaharaan dan undang-undang negara. Beberapa cadangan utama:
- Itu berfungsi dalam awan dan dikemas kini secara automatik.
- Bersedia untuk menjana invois dalam Facturae atau UBL.
- Itu membolehkan Tandatangan elektronik.
- Bahawa ia boleh disepadukan dengan alat perakaunan lain, bank, dll.
Beberapa penyelesaian yang menonjol di pasaran termasuk Holded, Declarando dan Quipu. Platform ini direka khusus untuk pekerja bebas dan perniagaan kecil.
Apakah langkah-langkah untuk mengeluarkan invois elektronik?
Prosedurnya tidak begitu berbeza daripada mengeluarkan invois tradisional, tetapi anda harus ingat langkah berikut:
- Pasang perisian yang serasi.
- Sediakan sijil digital anda.
- Sediakan medan yang diperlukan: : nombor siri, tarikh, pengeluar dan butiran pelanggan (NIF, alamat, dsb.), penerangan terperinci perkhidmatan atau produk, cukai terpakai, jumlah terperinci.
- Tandatangan secara elektronik invois jika perlu.
- Hantar kepada penerima melalui saluran digital yang sah.
- Simpan satu salinan boleh diakses untuk pemeriksaan sekurang-kurangnya 4 tahun.
Penalti kerana tidak mengeluarkan invois elektronik
Melanggar kewajipan ini boleh membawa kepada denda daripada 3.000 hingga 60.000 euroBeberapa sekatan yang paling relevan ialah:
- €3.000 untuk setiap invois yang tidak dikeluarkan secara elektronik apabila diperlukan.
- €6.000 untuk kesilapan dalam penyimpanan atau pemuliharaan daripada invois.
- Sehingga €60.000 kerana gagal mematuhi langkah privasi dan keselamatan.
- Sehingga €50.000 jika anda menggunakan perisian penginvoisan yang tidak diluluskan selepas tarikh akhir undang-undang.
Kit Digital sebagai bantuan untuk peralihan
Kerajaan menawarkan melalui program tersebut Kit Digital Bantuan sehingga 12.000 euro untuk kontrak penyelesaian digital, termasuk program penginvoisan elektronikGeran ini dibiayai oleh dana Eropah dan tidak boleh dibayar balik, jadi anda tidak perlu membayarnya.
Tarikh akhir untuk memintanya tamat pada 31 Oktober 2025 bagi syarikat yang mempunyai lebih daripada tiga pekerja. Individu yang bekerja sendiri dengan kurang daripada tiga pekerja akan dapat mengemukakan permohonan sehingga Disember 2026.
Ejen pendigitalan seperti Declarando boleh membantu anda memohon baucar tanpa kos tambahan dan menasihati anda tentang perisian yang paling sesuai dengan keperluan anda.
Menggabungkan invois elektronik ke dalam proses anda boleh mewakili langkah penting ke arah transformasi digital, membolehkan anda mengoptimumkan sumber, meningkatkan kawalan kewangan dan mengurangkan risiko. Lebih cepat anda membiasakan diri dengan alatan dan keperluan, lebih banyak faedah yang anda akan perolehi dan semakin sedikit kesukaran yang akan anda hadapi semasa peralihan.